home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / mygl116 / checks.doc < prev    next >
Text File  |  1987-03-11  |  5KB  |  111 lines
  1.  
  2. The Check Register is more convenient than General Journal, if all you want to 
  3. do is record your checks and deposits.  Check Register does not print checks, 
  4. it simply records them.  General Journal and Check Register records are 
  5. basically the same.  This will be obvious. 
  6.  
  7. Checks
  8. ------
  9. All Check entries will be CREDITED to a GL account number which you specify 
  10. before you begin.  Normally, this account number is an Asset account (or 
  11. subaccount) in your Chart of Accounts.  You have probably already named this 
  12. account "Cash" or "Checking Account", or the like.  In this module, it is 
  13. called the Check Register account.
  14.  
  15. The -STUB- portion of your Check Register screen records the accounts which
  16. will be DEBITED.  Normally, these are Expense accounts.
  17.  
  18.  
  19. Deposits
  20. --------
  21. There is also a Deposit Slip, which is conjured up by entering "DEP" instead 
  22. of a check number.   You STOP the deposit slip routine by Entering a zero 
  23. amount the next time the amount field comes up.  (Yes, I know, that's two 
  24. keystrokes instead of one!)
  25.  
  26. On the Deposit Slip, the accounts you enter will all be CREDITED, and the SUM 
  27. of the amounts you enter will be DEBITED to the Check Register account you 
  28. named on startup.
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33. There are a few things you should be aware of:
  34.  
  35. 1)  The Check No. field will accept non-numeric entry, especially "DEP",
  36.     which calls up the Deposit Slip routine.  Any other alphanumeric
  37.     non-number, including "SC", "ATM", "OTHER" (up to six letters), and 
  38.     patterns like "100A" or "BC99", will be treated like a check.
  39.  
  40.     DEP enters the word "** Deposit **" in your Journal.  SC enters the
  41.     words "** Service Charge **" in your Journal.  Anything else is
  42.     entered as is, but converted to UPPER case.  (You don't have to
  43.     use the quotation marks.)
  44.  
  45.  
  46. 2)  The MEMORANDUM field on your screen is variable length.  It will be
  47.     longer if your PAYEE field is shorter.  (The length of your check
  48.     number field also has a small effect on the memo field's length).
  49.  
  50.  
  51. 3)  MINUS SIGNS WILL BE IGNORED.  You cannot debit your checking account
  52.     by trying to make a check amount negative.  Use "DEP" and enter your
  53.     deposits on the Deposit Slip.
  54.  
  55.  
  56. 4)  Entering a VOID check with a zero amount is allowed.  The Journal
  57.     will not accept one-sided zero balance "transactions", so this is 
  58.     not only the obvious way, it's the ONLY way to do it.
  59.  
  60.     You use this method when you must RECORD THE CHECK NUMBER without also
  61.     entering a phony "transaction" for some check that was never issued.  
  62.     You should enter the VOID comment yourself, it isn't automatically 
  63.     added.
  64.  
  65.     If you wish to VOID a check (or transaction) that has ALREADY BEEN
  66.     ENTERED in the Journal, you will have to post a reversing entry using
  67.     the General Journal data entry screen.  Be careful!  Are there other
  68.     transactions which will be affected if you void THIS one?  The procedure
  69.     may require an accountant and cannot be automated.
  70.  
  71.  
  72. 5)  You cannot enter the backslash character on the Check Register screen.
  73.     If you do, the character is converted to a forward slash.  This is
  74.     because the backslash divides the Item description into subfields.
  75.     Use General Journal to enter your transaction, if this restriction
  76.     is occasionally (if ever!) inconvenient.
  77.  
  78.  
  79. 6)  If you are recording checks for more than one checking account, you
  80.     should do them in separate batches -- all one, then all the other --
  81.     i.e., Esc from Check Register and come in again from the Main Menu.
  82.  
  83.     CAUTION:  There is NO WAY to keep you from making this mistake,
  84.     although the Check Register does ask you to confirm a check number
  85.     which is apparently out of sequence.  If you begin a new sequence,
  86.     you're on your own.
  87.  
  88.     *** WARNING ***  If you GO BACK in the number sequence for some reason,
  89.                      your next check number may not be accurate, and there
  90.                      is no message.  Pay attention to what you're doing!
  91.  
  92.     If you are entering checks for two accounts indiscriminately,
  93.     some of your checks will certainly be posted to the wrong account.
  94.  
  95.     The check number will be AUTO-INCREMENTED for the next check you 
  96.     enter -- unless the last "check number" was a non-number like "SC" 
  97.     or "OTHER".  This number is only kept for one account, and you should
  98.     not regard its value as anything more than a convenience.
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104. Adding Machine Feature
  105. ----------------------
  106. Notice that the Check Register and Deposit Slip routines do not complain if 
  107. you enter duplicate account numbers on the stub or deposit.  However, the 
  108. entries for a single account are all merged together before they are presented 
  109. to your Journal -- this maintains the integrity of your Ledger.
  110.  
  111.